Chuyện áp dụng công nghệ ở TGDĐ: Từ thuở sơ khai chỉ xài Excel trở thành đại gia bán lẻ hàng đầu với hệ thống ERP vô cùng tối giản, không cần giỏi cũng vận hành được

Thời sơ khai chỉ mới dùng Excel

Thế Giới Di Động mở cửa hàng đầu tiên vào năm 2004. Khi đó, ông Nguyễn Đức Tài và các cộng sự chưa có công nghệ gì trong tay, chỉ dùng phần mềm Excel để quản lý.

Đến cuối năm 2005, khi mở cửa hàng thứ hai, nhu cầu quản lý từ xa bắt đầu phát sinh bởi lẽ Excel không thể đáp ứng được. Từ đây Thế Giới Di Động bắt đầu xây dựng hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) nhằm quản lý, nắm bắt những yếu tố cơ bản như doanh thu, hàng tồn kho, giúp lãnh đạo doanh nghiệp ngồi từ xa vẫn nắm được tình hình tại cơ sở kinh doanh.

Khi hệ thống lớn dần lên, số cửa hàng, số sản phẩm bán ra, số lượng nhân viên cùng tăng vọt, Thế Giới Di Động lại tiếp tục phát sinh vấn đề chia ca cho nhân viên. Trước đó, việc chia ca vẫn chỉ được thực hiện trên Excel, khiến người làm bị quá tải. Không những vậy, bản thân Excel khi lên tới hàng chục nghìn dòng cũng dễ bị "đơ". Vì vậy, Thế Giới Di Động lại tiếp tục dạy phần mềm cách chia ca. Dần dần, mỗi khi có nhu cầu mới phát sinh, hệ thống ERP của Thế Giới Di Động lại đi tìm lời giải và giờ đây đã trở thành một hệ thống đồ sộ.

Ông Tài từng nhiều lần chia sẻ, tất cả thành quả của Thế Giới Di Động xuất phát từ 2 yếu tố, "vũ khí" và "chiến sĩ". Trong đó, chiến sỹ chính là con người, còn vũ khí sắc bén là nền tảng công nghệ mạnh. Thế Giới Di Động đã thiết lập hệ thống sao cho con người không cần phải giỏi cũng có thể vận hành trơn tru, và người "chiến sỹ" của Thế Giới Di Động chỉ cần là những người có động lực, quyết tâm.

Khách hàng là số một

Triết lý kinh doanh của Thế Giới Di Động là đặt khách hàng ở vị trí số 1, tất cả các yếu tố khác như nhân viên, đối tác, nhà cung cấp đều phải xếp sau. Vì vậy, hệ thống công nghệ luôn hướng tới phục vụ khách hàng đầu tiên.

Đối với quản lý bán hàng, thông thường các cửa hàng nói chung sẽ quy hết về một mối, tức là có một khu trung tâm để nhận đơn hàng, nhập hệ thống, in phiếu, thu tiền, viết hóa đơn... Điều này khiến khách hàng phải đợi rất lâu nếu vào giờ cao điểm. Ở Thế Giới Di Động, quy trình rất khác.

Cụ thể, khi chính nhân viên tư vấn sẽ dùng smartphone để biết mọi thông tin về sản phẩm đó, bao gồm tính năng, khuyến mãi chi tiết để tư vấn cho khách hàng hiệu quả. Sau khi tư vấn xong cũng chính nhân viên đó sẽ là người làm đơn hàng trực tiếp cho khách hàng, giảm đi rất nhiều thời gian và quầy thu ngân. Bởi vậy ở Thế Giới Di Động sẽ gần như không có người phải đợi.

Bên cạnh đó, điểm lợi của cách quản lý bán hàng này là ngay lập tức tính được doanh số và tính thưởng cho nhân viên. Mỗi chiếc điện thoại bán ra liên quan đến rất nhiều người, như người bán trực tiếp, thu ngân, quản lý cửa hàng, tổng quản lý nhiều siêu thị… Việc xác định mỗi người được bao nhiêu tiền thông thường rất phức tạp, nhưng hệ thống ERP của Thế Giới Di Động có thể tính lương theo ngày. Điều này giúp chính nhân viên có thể theo dõi thu nhập của mình và xem những người xung quanh ai bán giỏi để học tập.

Ngay trên chính website của mình, Thế Giới Di Động cũng cho thấy công ty rất chú trọng tới trải nghiệm của khách hàng, khi giảm thời gian để tải website xuống thấp nhất có thể. Đáng nói là website của Thế Giới Di Động không dùng công nghệ quá cao siêu, mà chỉ dựa trên những nền tảng cực kỳ cơ bản. Thay vào đó, website này tối ưu hóa từ những thứ nhỏ nhất, khiến một trang web bán hàng với rất nhiều hình ảnh như Thegioididong.com chỉ có tổng dung lượng tải trang chủ khoảng 1,2mb và thời gian tải trong khoảng 0,6-0,7 giây. So sánh với các trang thương mại điện tử lớn khác trên thị trường, thời gian để tải trang phổ biến trong khoảng 2-5 giây.

Nhân viên không cần phải giỏi

Sau phục vụ khách hàng, công nghệ của Thế Giới Di Động phục vụ tới nhân viên. Chẳng hạn, việc thay đổi bảng giá ở các chuỗi bán lẻ khác thường được thực hiện thủ công, nhưng ở Thế Giới Di Động, công nghệ giúp việc thay giá được thực hiện tự động.

Hệ thống có thể làm giá, khuyến mãi đến từng siêu thị hay đích danh một điện thoại nào đó và mỗi khi ở trên thay đổi giá thì lập tức giá mới được chuyển đến các hệ thống đèn LED hiển thị tại các cửa hàng. Nhờ đó, nhân viên tại các cửa hàng có thể hoàn toàn chuyên tâm chăm sóc khách hàng.

"Nhân viên của tôi còn bảo nhau đừng đi ra đi vào nhiều cho đỡ rối, vì mắt thần đếm được nhiều người mà lại bán được ít hàng thì hỏng."

Ông Nguyễn Đức Tài, Chủ tịch Thế Giới Di Động

Trong quản trị, lãnh đạo Thế Giới Di Động từng cho biết, trên các cửa ra vào tại các cửa hàng của Thế Giới Di Động đều được gắn mắt thần để đếm số người đi qua. Điều này giúp lãnh đạo công ty biết được số liệu chi tiết tại từng cửa hàng, có bao nhiêu người vào cửa hàng và trong số đó bao nhiêu người mua hàng. Tỷ lệ này cao có nghĩa là cửa hàng đang hoạt động tốt còn tỷ lệ này thấp tức là cửa hàng đang có vấn đề. Từ đó, các cửa hàng ít làm hài lòng khách hàng sẽ được cử người xuống nghiên cứu và tìm hiểu nguyên nhân.

Công nghệ cũng giúp nhân viên kế toán Thế Giới Di Động giảm tải, như việc tính lương cho hơn 30.000 nhân viên chỉ cần vỏn vẹn 2 người thực hiện. Bên cạnh đó, với một công ty phát sinh cả trăm nghìn hóa đơn mỗi ngày, việc lưu trữ bằng giấy rất khó khăn và quản lý trong 10 năm lại càng khó. Vì vậy, ngay khi Nhà nước cho phép, Thế Giới Di Động đã là một trong ba công ty đầu tiên ở Việt Nam áp dụng hóa đơn điện tử.

Đối với tuyển dụng, Thế Giới Di Động có hệ thống quản trị nhân lực online và tuyển dụng phỏng vấn thông minh để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng cho hàng chục siêu thị mỗi tháng. Giao diện phỏng vấn online chỉ mất 18 phút và bất kỳ ai cũng có thể vào trang online này, đăng ký ứng tuyển trong từng vị trí.

Thông qua các câu hỏi, hệ thống sẽ giúp đánh giá về tính cách, kỹ năng, để chọn ra những người phù hợp nhất. Sau đó, những người này nộp hồ sơ trực tuyến, gia nhập công ty. Tất cả dữ liệu đều nằm trong phần mềm công ty, để tuyển dụng những vị trí tiếp theo, tiết kiệm nhiều chi phí về quản trị nhân lực.

Về bảo hành, hệ thống tiếp nhận qua ứng dụng trên smartphone, có thể quản lý rất nhanh từng điện thoại dùng được bao lâu để bảo hành cho khách.

Về quản lý kho, hệ thống của Thế Giới Di Động bao quát được tình hình của toàn bộ các cửa hàng. Từ đó, khi siêu thị này không còn, vào phần mềm kho sẽ biết siêu thị nào còn hàng để bán cho khách. Nhà cung cấp và đơn vị giao nhận cũng vận hành theo phần mềm riêng, nhân viên kho sẽ mở hệ thống lên, kiểm tra nếu có đơn hàng mới nhận, giao hàng. Hệ thống cũng theo dõi nhận hàng để làm sao hàng không thiếu, không thừa, tính toán ra từng linh kiện trong điện thoại còn hay hết để nhập hàng vừa đủ.

Với việc chú trọng phát triển nền tảng công nghệ, Thế Giới Di Động đã trở thành chuỗi bán lẻ hàng đầu Việt Nam hiện nay. Từ điện thoại, Thế Giới Di Động đã vươn ra điện máy và giờ đây là cả bách hóa. Năm 2019, Thế Giới Di Động đặt mục tiêu doanh thu hơn 108 nghìn tỷ đồng. Trong khi đó, công ty đang được định giá khoảng 1,5 tỷ USD trên thị trường chứng khoán.